Выпускной "под ключ" самостоятельно. План мероприятий в школе,
что надо сделать родителям, выпускникам и когда.

Мне кажется, даже аисты в определенный момент должны накрывать симпатичную поляну с лягушками для своих оперившихся и совершивших первый полет детей. Не знаю собираются ли они по приглашению из всех соседних деревень, но для своих-то точно вкусняшку приготовят:)

Итак, прошло 1 сентября в 12-м классе, и самые опытные ( не первый раз выпускающие:) подняли по тревоге родительское собрание к октябрю месяцу на тему «Каким быть выпускному через 9 месяцев». И правильно сделали! Потому что сейчас у вас реально мало времени с тем, чтобы определиться с форматом и заказать все то, что нужно другим и будет уже забронировано до декабря.

Первое, что надо сделать- это выбрать «инициативную группу» из 3-5 родителей, которые хотят и умеют (!) организовывать хоть какие мероприятия, ну хорошо, пусть хотя бы очень хотят взять все это на себя. И пусть среди них будет хотя бы один, кто не бросит «это дело» ни при каких обстоятельствах, потому что кровно заинтересован, чтобы у его "дитятки" выпускной стал красивой точкой на школьном этапе и многообещающей запятой на жизненном пути. В любом случае, обычно находятся желающие. А если нет, то , видимо, это Вы, поэтому берете все в свои руки и предлагаете "соучастие" самым толковым.

Когда «костячок» есть, надо заручиться поддержкой всех- что все согласны, и попросить всех высказать свое мнение на тему «Каким я вижу выпускной моего ребенка». Самое лучшее, что вы можете сделать на этом этапе- действительно собрать мнения и выбрать несколько основных направлений: обычно это- "ресторан, поездка, ничего не надо». Вряд ли все будут за одно, поэтому в самом начале надо договориться, что влияет на принятие решений большинство. Могут выбрать "ничего не надо"? Да, но это не наша история.
Дальше можно расходиться, договорившись создать, например, в фейсбуке группу для дальнейшего обсуждения и мониторинга.

Итак, у вас есть инициативная группа и закрытая группа в фейсбуке, куда принимаются только родители- без детей и учителей. Теперь самое приятное:) Идете инициативной группой в ресторанчик или кафешечку, знакомитесь ближе, высказываете предложения, обсуждаете. Помните, что вы готовите мероприятие для любимых людей, поэтому оно должно понравиться всем. Поэтому очень важно найти сразу нужный баланс и в интересах и в деньгах и в обязанностях. Все решения, предложения по факту встречи фиксируете в группе в фейсбуке, чтобы остальные родители могли быть в курсе дел и , если надо, высказывать свое мнение.

После первого собрания и первой встречи Команды (буду так звать дальше "активистов") уже есть какие-то наметки- ресторан это будет, поездка ли, большая городская игра, просто официальная часть… Я рассмотрю самый распространенный вариант: официальная часть+ ресторан.

Это мы и решили на первом же собрании. Потом, правда, возвращались к этой теме, потому что когда спросили мнение детей ( они для этого группу вконтакте создали), выяснилось, что несколько были за поездку, несколько хотели «снять дом в пригороде». Я, кстати, тоже скорее склонялась к поездке, но уговор был- мнение большинства- поэтому искали компромиссы, например, выезд за город предполагает уединенность и зелень, мы нашли позднее ресторан со своим двориком и парком рядом.
Команда же определяет основные пункты или задачи, которые надо выполнить, чтобы выпускной запомнился как отличный.

Схема всех необходимых частей для успешного мероприятия :

Когда направление сформировано, в группе заводится пост , в нашем случае «Рестораны, подходящие для неофициальной части», и туда все желающие скидывают готовые предложения, т.е уже с ценами, месторасположением, имеющие отзывы, с плюсами и минусами.
Параллельно заводится тема «Ведущие», куда также все желающие пишут контакты проверенных ведущих.
Параллельно отдельные темы на все, что пожелаете: автобусные фирмы, фотографы, фирмы шариков, подарки детям, подарки учителям, цветочные фирмы, речи на официальную часть и тд.


Во всех этих темах будет идти параллельно обсуждение, поэтому за информацией будет следить не очень просто. Поэтому периодически я делала пост а-ля

« UPD. На 01.10.17 основная информация следующая :

1. Количество учеников...
2. Количество учителей… Приглашениями занимается М.
3. Количество букетов на оф. часть… Цветами занимается А.
4. Рестораны выбраны Ф.Т.Р,- определимся к 10.10.17
5. Фотограф М, фотоальбомами занимается С…….

....... "

И вот так- всю информацию, чтобы не пришлось штудировать всю ленту за год. Возможно, выглядит сейчас громоздко. Но поверьте, наличие всей информации в одном месте позволяет избежать кучи однотипных вопросов от родителей, которые «не в теме»- и это естественно- вполне логично предоставить им полный обзор и вашего труда, и результатов, и (!) логики и этапов принятия решений. Опять же каждый может высказаться, поучаствовать в процессе, чтобы потом не оказалось, что вы тут « непонятно что сами придумали»:)

Отдельно заведите пост с первыми приблизительными расчетами. Так вы сразу поймете ценовую вилку, на которую согласны родители и куда необходимо вписаться. А также это позволит привлечь дополнительные источники информации «где дешевле». Поверьте, даже самые активные не всегда знают все, поэтому, действительно, удобно сотрудничать всем вместе.

В общем, к ноябрю у вас уже желательно должен быть забронирован ресторан ( возможно с предоплатой) , фотограф и ведущий. Почему так рано? Потому что « эти трое»- также обязательный атрибут свадеб, которые также бронируют очень заранее, на то же время (лето!), по таким же запросам как и у вас: хорошее место, вкусная кухня, красиво и, желательно, в городе+ интересный не пошлый ведущий. Кстати, работа фотографа может быть в несколько этапов: сначала он в течение года отснял портреты и сценки из школьной жизни для альбома, сделал его, а потом отфотографировал сам выпускной. Ведущий же поможет найти подходящего DJ, разбирающегося в музыке, которую слушают именно ваши дети.

Можно в это же время или в декабре собрать еще раз собрание. С одной стороны, чтобы убедиться, что все предусмотрено, с другой стороны- чтобы дать высказаться недовольным и объяснить почему надо делать именно так. Обязательно найдутся люди недовольные. Более того, найдутся люди, кто подумает про вас плохо ( ага, "собирают себе на Тенерифе":) Это же коллектив, и совсем не обязательно знакомых близко вам людей. Поэтому лучше подготовить максимально прозрачную презентацию и показать наглядно что к чему и почему. Уверена, если все толково, то люди убедившись, что все грамотно, согласятся. Не думайте, что раз группа в фейсбуке, то это лишнее. Уверяю вас, половина до него не дойдет:) Поэтому придется все то же однажды повторить в реальности. Там же еще раз напомнить про сбор денег ( ах, я не написала? Лучше бы собрать сразу, но если у вас получится большой бюджет и не всем просто, можно одну часть к 01.12, а вторую к весне). С одной стороны- вам же надо делать какие-то предоплаты ресторану и ведущему, с другой стороны, получая деньги, вы точно знаете, кто идет на выпускной.

Если у вас дружный класс, то здорово проявить родителям себя творчески- подготовить выступление или снять кино или написать книгу... У нас не случилось, но мы так сдружились во время подготовки, что кто знает что будет дальше:)

На официальной части принято благодарить учителей. Надо позаботиться о цветах ( можно на последний звонок). Можно заменить цветы на фуршет или хотя бы праздничный торт с фруктами и кофе-чаем. Хорошо, если благодарственную речь произнесут не только родители, но и дети. В целом, официальная часть может варьироваться в зависимости от традиций школы- классный руководитель с инсайдерской информацией вам в помощь!

Отдельная тема с теми, кто не идет. Да, такие люди могут быть. По совершенно разным причинам. Начиная с отношений в классе, из-за нежелания, из-за денег, и заканчивая отсутствием в городе. Поэтому важно знать минимум людей, участвующих в мероприятии, и строить бюджет, ориентируясь на них. Если людей будет больше, значит каждому платить меньше по факту ???? Поэтому ориентируемся на минимум и продолжаем грамотно организовывать так все, чтобы количество людей хотело увеличиваться ???? Да, и бюджет тогда будет двух видов: для тех, кто идет "везде" и для тех, кто "только на оф.часть". И, кстати, вполне можно рассмотреть вопрос оплаты участия кого-то, кто не может себе позволить определенную сумму. Ведь всякое бывает, но единство класса- это правильно.

Интересно, что еще в мае месяце можно столкнуться с родителями, которые зададут вам вопрос «А выпускной-то у нас будет?» :)) И это не смотря на периодические обзвоны и мейлы.

Обычно, после второго собрания все «принято», и родители «пропадают». Но вы , своей Командой, так не поступите. Вы соберетесь еще пару раз за весну, чтобы обсудить готовность, проверить выполнение работ фотографом, подготовки меню, маршрута для автобуса и фотографирования после официальной части, нарисуете линию времени и циферблат с расписание по-минутно ( или по часам), сходите сами в этот ресторан, чтобы убедиться в качестве еды (хотя, конечно, лучше бы это сделать еще осенью) , поддержать настрой и друг друга и тд. В общем, вы будете держать пульс до того момента, пока ведущий не даст отмашку диджею в 22:00 последнего в жизни класса "общешкольного" вечера, мол, а теперь танцуют все! ???? Вот тогда и вы вздохнете спокойно.

Главное, помните, выпускной должен понравиться всем. Непредвиденные обстоятельства обязательно случатся, никаких иллюзий, поэтому просто надо быть готовым их разрулить - а для этого надо взять ответственность на себя за то, что …выпускной должен понравиться всем ????

Пишите все на бумаге, фотографируйте, выкладывайте в группу, чтобы вас проверили, рисуйте схемы и таблицы- весь подручный материал поможет вам владеть всей информацией всегда и не ошибиться. Например, с выплатой остатка гонорара наличными ???? Или дозаказать один букет учителю, который «добавился» позже.
И даже нет, главное- ВСЕ в любом случае БУДЕТ ХОРОШО! Потому что дети будут красивые, рядом со своими друзьями и любящими их людьми, учителя будут растроганы, потому что для них это тоже веха в истории, вы останетесь довольны, потому что будете переполнены любовью в этот день! Поэтому просто выключите эмоции, достаньте ручки, распишите план и сделайте это!

P.S.Ни один кролик, учитель, родитель и деть в процессе организации не пострадали. Все совпадения с нашей школой и знакомой информацией случайны. :) Да, можно лучше, круче, масштабнее, дешевле, дороже, иначе.
Написано с одной единственной целью- увеличить количество добра, красоты, мира во всем Мире. :) А еще с целью экономии драгоценного времени. Да, можно было оформить красивее, но я специально выложила все, написанное на коленке, чтобы показать, как все просто.
Нет, 2000 евро- нормальная цена за аренду, правда, мызы, слава Богу, мы обошлись без нее:) И вообще, бюджет немного переигрался ( у нас вышло дешевле, еще возвращали всем деньги:), здесь исключительно- для понимания, от чего оттолкнуться.
Нет, я не хочу эти деньги потратить "на что-нибудь другое-более полезное", я считаю, что на это "другое" я и так найду деньги, а сейчас я хочу поблагодарить заслуженно людей и дать возможность отдохнуть трудившимся 12 лет.
Если есть вопросы- велкам, рада поделиться информацией.
Кстати, если вам интересно выяснить природные таланты своих детей, а может еще и вас самих, записывайтесь на консультацию.