Виртуальный ( цифровой) этикет и правила поведения во время видеоконференций, как не переругаться в ZOOM и не потеряться в Teams

Level Up Audit Agency · 16 июля 2020 г

Одна из частых проблем сейчас при работе удаленно- это отсутствие у некоторых людей понимания правил и этики общения виртуально. Внезапно «вырванные с корнем» и «унесенные карантином» на удаленку некоторые люди просто перенесли в формат видеоконференций свои привычки общения в соцсетях: пустую болтовню, неумение сфокусироваться на главном и расставить приоритеты, неумелое владение навыками составления текста- комментарии, которые из-за вырывания из контекста и реальности могут казаться неуважительными или даже оскорбительными, и зачастую человек даже не понимает, что он сделал не так ; большое количество восклицательных знаков и смайликов не по делу !!!!! :)))), голосовые сообщения в общих чатах мессенджеров и тд и тп. Отсутствие в общем потоке трансляции позволяет думать о том, что вы либо не одеты, либо не причесаны, либо в неподходящем месте. Конечно, если такая возможность не оговаривалась отдельно.

Проблема «говорящих голов» уже достаточно сильна в инстаграме, например, но и вид собеседника на конференции онлайн снизу на все его три подбородка, и против света, или на фоне разбросанных вещей по квартире- то еще удовольствие.

Но ведь и обвинять людей в незнании тоже как-то неправильно, ведь никто не прилагает инструкцию к пользованию интернетом вместе с подключением к нему.

Попробуем выявить некоторые правила, которые однозначно облегчат беседу, направят разговор в конструктивное русло, благодаря чему сохранится драгоценное время, а результат будет достигнут с максимальным КПД:

Улыбайтесь- хороший тон цифрового этикета

Хорошее настроение и позитив вам в помощь!

1. Обозначайте формат встречи видеоконференции.

Будь то видеоконференция, чат в Whatsapp или группа в Facebook, они должны иметь название, раскрывающее суть задачи, ради которой вы собираетесь. Как корабль назовешь, так он и поплывет. Если вы посылаете человеку ссылку веб- офис с приглашением «поговорить», то и собираться будут говоруны, не ожидайте, что вы придете к какому-то результату.

2. Обозначайте задачу онлайн встречи,

к чему в результате встречи вы должны прийти. Если это ваш вебинар, расскажите во вступлении, что люди получат полезного и чему научатся в результате его прохождения.

Если это деловая встреча, разошлите предварительно повестку обсуждения и временной регламент, попросите подготовить предложения по каждому пункту. Тогда вам останется только обсудить на встрече уже готовые варианты.

Если это творческая встреча, обрисуйте область, на тему которой планируется встреча, разожгите вдохновение в людях мотивирующими картинками, историями и пожеланиями.

3. Должен быть один главный человек на встрече,

ответственный за ее успешное проведение. Если разговор про приглашенного лектора, или большой формат мероприятия, то отдельно еще и «администратор», который будет заниматься разрешениями на вход на онлайн- конференцию, встречать гостей, знакомить с правилами, решать технические проблемы, если вдруг они возникнут. Если этого не сделать, будет балаган с цирком... но ведь даже там есть свои руководители.

4. Обозначьте правила встречи онлайн.

Или создайте их вместе. Кто когда говорит, какой знак надо подать, чтобы выступить или отреагировать на происходящее, каким образом проходит голосование, сколько времени уйдет и на какие пункты, очередность выступлений или задач, во сколько закончится мероприятие, сколько человек участвует, и, возможно, кто именно, зачем собрались и тд и тп. Все как на обычном собрании, только с учетом того, что вы не знаете где сейчас человек, как давно он проснулся, в каком виде, что его там может отвлекать от беседы, беспокоить и в каком он там настроении. Лучше сразу настроить на продуктивность и конструктивность, чем потом выяснять почему все так долго не могут включиться в работу.

5. Цифровой этикет.

Понятно, что если встречаетесь с давно знакомыми сотрудниками, тут проще, вы знаете чего от них ожидать. Но даже здесь можно столкнуться с человеком, который неумеренно использует Caps Lock, пяток восклицательных знаков или по мере старательности убеждения готов с головой залезть во встроенную в гаджет веб-камеру. Вкратце упомяните об этом, если есть основания беспокоиться. Если не поможет, запишите и разошлите перед следующей встречей всем лично, и вывесите в виде слайда на презентации. Или дайте им почитать эту статью Как провести видеоконференцию.

Онлайн- платформы позволяют проводить видеоконференции где угодно

6. Что делать, если вы столкнулись с неадекватным на ваш взгляд поведением на видеоконференции?

Во- первых, не ведитесь и не отвечайте тем же. Чем вы тогда лучше?
Во- вторых, постарайтесь удержаться в рамках конструктивности и неизменно конкретными вопросами возвращайте всех к основной задаче темы из п.2.
В- третьих, если дело перешло на личности, придется разобраться в личном приватном разговоре, неправильно будет вовлекать присутствующих в это. Не тяните, постарайтесь устранить проблему в отношении на начальном этапе, пока не вырос ком непонятных взаимных обид, мешающих дальнейшей совместной работе.
В- четвертых, соблюдайте внутренние правила общения компании как и в реальности- изменился только вид сотрудника- на экране. Но с другой стороны этого экрана, он точно так же все тот же ваш сотрудник, вам с ним встречаться вживую через некоторое время, не говорите то, о чем потом будете жалеть.
В- пятых, если речь не идет о долгосрочном сотрудничестве, и неадекватное поведение производит человек случайный, например, на вашем вебинаре, вы в праве сделать ему замечание и предупредить о последствиях нарушения правил из п.4. Если человек мешает группе, на нормальных платформах есть функция отключения звука и блокировки.
Бывает так, что человек раскрывается на видеоконференции с другой стороны. Возможно, ему тут проще, увереннее, а иногда, наоборот, он чересчур возбужден и активен. Это может быть как следствие влияния модели поведения в сети, так и нервозности от непривычной обстановки. Для начала стоит выяснить причину. Может она, действительно, существует. В худших случаях, надо обучать тем новым для него правилам, о которых эта статья.

7. Будьте вежливы,

приветливы и сами соблюдайте оговоренные правила. Поэтому если вы сами собираете людей, я и рекомендую продумать все это заранее. Не забудьте представиться и улыбнуться.

8. Что еще не стоит делать в общественных виртуальных группах или на видеоконференциях?

Постить ссылки, видео, фото- любой медийный контент, не имеющий отношения к теме группы или видеоконференции. И уж точно призывать подписывать петиции, спасать животных, пересылать «письмо счастья». Понятно, что в крупных корпорациях, скорее всего это правило будет соблюдаться частично, бороться с пластиком и потеплением, скорее всего вас призовут, причем сверху, в дружеских группах это вообще может быть уместно, но на малых предприятиях или формальных деловых онлайн- встречах надо быть аккуратнее с внетематическим постингом.
Не используйте голосовые сообщения в мессенджерах в общих группах, это не тактично, и человек на другом конце вполне может быть сейчас в окружении десятка взрослых деловых людей, которые просто не поймут его прослушав все вместе ваше сообщение: ведь оно может содержать конфиденциальную информацию или оказаться нелепым в данный момент времени в том месте.
Не стоит основывать свое мнение, решение и выполнение результата только на основании вашего видео- звонка. Все- таки письменное подтверждение, записанные результаты переговоров, краткое резюме, обмен мейлами в подтверждение обсужденного онлайн имеют гораздо больший вес и доказательную базу. Голосовые сообщения поэтому же нежелательны в мессенджерах.
Не выкладывайте личную информацию в общественном месте. Это может быть использовано против вас недоброжелателями. Даже если сейчас все вам кажутся классными и замечательными, с течением времени риски все равно остаются. Незнакомые люди на случайном вебинаре вполне могут оказаться мошенниками или хакерами.
Не перебивайте говорящего- видеоконференции устроены так, что все вместе все-таки слышат только одного говорящего, поэтому вас просто не услышат или вы будете глупо выглядеть крича в микрофон и махая руками перед экраном.
Помните о посторонних звуках в вашем помещении, едите ли вы, стучите пальцами по столу, работает ли за окном газонокосилка- все это пойдет в эфир.

9. А что же стоит делать в общих группах и на онлайн конференциях?

Во- первых, проверьте до начала встречи интернет, звук и веб- камеру. Сделайте тестовый звонок, если вы организатор.
Предупредите участников о порядке действий на случай, если видеоконференция прервется.
Позаботьтесь о доступности проводов, выгодного света, документов, файлов, необходимых гаджетов и подзарядке.
Будьте пунктуальны, вежливы, уважайте собеседников, удерживайте в голове главную цель вашего присутствия на этой встрече онлайн, будьте активны: высказывайте свою позицию аргументированно, слушайте внимательно других.
Если планируется запись, сообщите всем присутствующим об этом.
Одевайтесь подобающе, с учетом визуальных эффектов при трансляции, постарайтесь избегать сложных графических узоров, украшений и макияжа, и вообще уделяйте время внешнему виду так словно вы с утра по- прежнему отправляетесь на оффлайн- работу.
Организуйте рабочее место, чтобы оно выглядело профессионально в виртуальном режиме тоже.
Постарайтесь хотя бы периодически смотреть в камеру, это вызывает эффект присутствия и диалога.
Научитесь говорить сначала самое важное, а потом объяснять детали. Идеально, если кратко. Все станут вас обожать за это и номинируют на "Спикера года".
Выполняйте то, о чем договорились на предыдущей видеоконференции. А для этого делайте заметки в течение конференции вручную или на стороннем гаджете.
Оформите свой аккаунт: сделайте фото на заставку, укажите имя, тогда даже при отсутствии видео, будет эффект позитивного присутствия.

После окончании видеоконференции убедитесь, что она закончена, трансляция прервалась, а зеленый огонек на Маке погас:)

Метааудит, коучинг, консультации Фен Шуй, Бацзы, Ци Мень Дун Дзя

Оксана Гедзо

автор, основательница Level Up Audit Agency & Coaching

16 июля 2020 года 17:57 Таллинн

Если вам понравилась статья, читайте ниже рекомендуемые интересные статьи в блоге Секрет успеха, подписывайтесь на @level_up_audit в Инстаграм или t.me/levelupauditdaily в Telegram.

ЧИТАТЬ ЕЩЕ В БЛОГЕ СЕКРЕТ УСПЕХА:

ПСИХОЛОГИЯ, БИЗНЕС, ЛИДЕРСТВО, ЭФФЕКТИВНОСТЬ, УПРАВЛЕНИЕ, МЕТАФИЗИКА, ЖЗЛ

Выпускной под ключ Блог Секрет успеха

Выпускной под ключ или мамам на заметку.

Бизнес в кризис Проблемы малого бизнеса Блог Секрет успеха

Навыки кризис- менеджера при решении проблем малого бизнеса, дорабатываем бизнес- план, управляем рисками, правильная тема для бизнеса, как быстро заработать денег.

Что такое резилентность, как развивать, как выработать стрессоустойчивость и жизнестойкость

Как противостоять стрессу, адаптироваться в новых обстоятельствах, быть гибким и контролировать эмоции с точки зрения Ба Цзы

Сэм Бэнкман-Фрид - Секрет успеха и провала криптовалютного миллиардера нового поколения сквозь призму БаЦзы

Блог Секреты успеха великих людей, расшифровка БаЦзы, Sam Bankman-Fried

Джек Ма Гений бизнес- завоеваний Блог Секрет успеха сквозь БаЦзы

Жизнь Замечательный Людей сквозь призму Ба Цзы. Гений. Секреты успеха великих людей. Расшифровка БаЦзы Jack Ma

Лучшие ежедневники 2024 Планеры Календари Органайзеры Планировщики Полезный блог Best planners

Все для планирования и успешной самореализации - 12 лучших ежедневников, планеров, календарей на английском, русском, и даже японском языках Кожаный Недатированный Датированный Подарочный Moleskine